Làm thế nào để đội ngũ tài chính trở thành lợi thế cạnh tranh của công ty bạn trong kỷ nguyên thông tin?
Nếu bạn làm việc trong bộ phận FP&A hoặc liên quan đến tài chính, bạn thường thấy mình nắm giữ trong tay chiếc chìa khóa để vào thế giới dữ liệu của công ty. Bộ phận của bạn là một trong số ít bộ phận có thể tham trắc, nhìn vào sức khỏe tổng thể của công ty - quá khứ, hiện tại và tương lai.
Sự thật đáng buồn hiện nay là bộ phận tài chính nắm trách nhiệm sử dụng dữ liệu này để giúp các công ty điều hành hiệu quả nhưng họ thường không có công cụ, tổ chức hoặc kỹ năng để sử dụng thành công dữ liệu đó. Tài chính có chìa khóa để vào thế giới dữ liệu, nhưng hầu hết các nhóm tài chính lại chỉ loay hoanh với dữ liệu kế toán của chính họ. Các công ty hiếm khi phát triển các chuyên gia Tài chính một cách có hệ thống. Vì họ đã có những nhân viên kế toán kỳ cựu, những người hoạt động giống như khi họ mới gia nhập công ty.
Để cạnh tranh, điều các công ty nên làm là tích cực phát triển nhân sự tài chính của họ với văn hóa ưu tiên dữ liệu sử dụng phân tích để xây dựng thông tin chi tiết về doanh nghiệp và thị trường của họ.
VẬY, ĐỘI NGŨ TÀI CHÍNH CỦA BẠN CÓ THỂ LÀM GÌ TRONG TƯƠNG LAI ĐỂ THIẾT LẬP TỔ CHỨC CỦA BẠN?
Dưới đây là bảy thách thức mà nhóm tài chính phải đối mặt khi họ cố gắng đến với chân trời mới đó và cách họ có thể vượt qua chúng. Khi bạn xem xét từng điểm, hãy lưu ý xem đội của bạn vượt qua thử thách như thế nào.
1. CÁC QUY TRÌNH KHÔNG KẾT NỐI
Điều hiển nhiên: Các quy trình bị ngắt kết nối phổ biến thường thấy khi lập kế hoạch và lập ngân sách. Bộ phận tài chính cố gắng dự báo những gì sắp xảy ra bằng cách đóng vai trò đại diện cho tổ chức, thực hiện việc lập ngân sách thay vì bộ phận sản xuất, vận hành, kế hoạch sản xuất và nhân viên bán hàng thích hợp.
Trên hết, các công cụ tài chính cũ đã hạn chế sự tiếp cận của những người tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Ngay cả khi thích hợp để lặp lại các chức năng khác, các công cụ lắt léo buộc Nhóm tài chính phải hành động một mình. Họ là những người duy nhất biết thông tin chi tiết về hệ thống; họ không muốn tạo gánh nặng cho các bộ phận khi việc này sẽ dễ dàng hơn nếu tài chính tự làm.
Cách tài chính có thể khắc phục điều này:
Ràng buộc việc lập ngân sách và lập kế hoạch với nhau bằng cách thu hút nhiều người hơn tham gia. Bằng cách hợp tác xuyên chức năng và phòng ban khác, điều này dẫn đến việc tạo ra kịch bản thực tế hơn. Sau đó, bộ phận tài chính có thể đánh giá từng vấn đề ở một cái nhìn chi tiết hơn và thu hút các chuyên gia tham gia để sàng lọc và liên tục lập kế hoạch.
2. THIẾU TRÁCH NHIỆM ĐỐI YẾU TỐ THÚC ĐẨY KINH DOANH TRỌNG YẾU
Bộ phận tài chính thường thấy mình như một hòn đảo giữa các hòn đảo và như một người phụ trách không thể cộng tác hiệu quả với các đơn vị kinh doanh khác để xác định và tạo khả năng hiển thị hóa động lực kinh doanh chính. Chúng ta bỏ lỡ các cơ hội để sử dụng tổng thể nguồn lực của doanh nghiệp mà chỉ loay hoanh quay một vài con số kế toán. Nhiều đội ngũ theo dõi các con số hàng năm để ước tính ngân sách hoặc dự báo nhưng chúng thay đổi theo xu hướng dữ liệu theo thời gian. Điều này là không đủ cho hầu hết các doanh nghiệp, nó cung cấp ít thông tin chi tiết và không có tầm nhìn xa và khó có thể dẫn đến hành động cụ thể.
Cách tài chính có thể khắc phục điều này:
Chuyển sang tập trung vào yếu tố thúc đẩy kinh doanh trọng yếu và thu thập dữ liệu chi tiết hơn. Điều này cho phép tài chính để chạy nhiều kịch bản hơn và kiểm định giả thuyết. Điều gì sẽ xảy ra nếu thuế quan được tăng lên? Hay giảm đi? Điều gì sẽ xảy ra nếu chi phí phúc lợi tăng lên? Ảnh hưởng đến chi phí lao động là gì? Do đó, tài chính theo dõi nhiều yếu tố hơn trong kế hoạch của công ty và dẫn đến một kết quả linh hoạt hơn tốt hơn có thể thực hiện "n" số kịch bản.
3. THỜI HẠN, CHU KỲ DÀI ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH, DỰ BÁO VÀ BÁO CÁO
Các công ty lập ngân sách tập trung hàng năm với sự phối hợp của nhiều phòng ban, thường cố gắng cân đong đo đếm để có các con số hoàn hảo nhất theo thông tin họ có lúc đó. Tuy nhiên, các con số đó thường ít khi đúng.
Và đó là một sự kiện hàng năm, nên các phòng ban đặt nó và quên nó, chỉ kiểm tra để theo dõi tiến độ.
Cách tài chính có thể khắc phục điều này:
Thay vì đặt và quên, các công ty có thể lập kế hoạch liên tục và liên tục và đưa các con số dự phóng. Họ có thể sử dụng dữ liệu lịch sử và thông tin mới nhất để đưa ra một kịch bản kế hoạch một cách tự nhiên. Hãy nhớ rằng, cả kế hoạch đơn lẻ và kế hoạch liên tục đều cần quan tâm và điều chỉnh. Mỗi chu kỳ yêu cầu các đầu vào phù hợp ở mức phù hợp để có được kết quả phù hợp. Cố gắng dự đoán tương lai có thể là cần rất nhiều công sức nhưng rất có lợi cho công ty vì nó cho phép công ty chủ động phân bổ nguồn lực để đáp ứng thị trường thay đổi, thay vì công ty buộc phải thay đổi nguồn lực vì thị trường buộc công ty phải làm như thế.
4. CHẬM ĐIỀU CHỈNH DỰ PHÓNG, PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ THÚC ĐẨY KINH DOANH
Thông thường con người không thích sự thay đổi. Đi ngang qua bất kỳ phòng ban nào đang trải qua quá trình chuyển đổi và bạn sẽ nghe thấy vài điều dưới đây:
Điều đó có vẻ cần bổ sung rất nhiều công việc.
- Ôi, thật mạo hiểm.
- Chúng tôi luôn làm theo cách này từ trước.
- Đã mất rất nhiều thời gian để tạo ra kế hoạch. Việc này sẽ mất nhiều thời gian hơn phải không?
- Các công ty luôn tung ra sản phẩm mới. Các trang web tung ra các bản cập nhật. Theo cách tương tự, các nhóm tài chính cần thay đổi và cập nhật các kỹ thuật mà họ sử dụng để quản lý công ty.
Cách tài chính có thể khắc phục điều này:
Việc sử dụng các kỹ thuật và phân tích yếu tố thúc đẩy giúp tài chính tập trung vào các thành phần của kế hoạch hơn là chọn một con số thần kỳ. Ví dụ: nếu các nhóm tài chính hợp tác với các chuyên gia sản xuất Lean và Six Sigma, điều đó cho phép họ hiểu các yếu tố thúc đẩy là gì, ở đâu và làm thế nào để cải thiện chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi được liên kết, kế hoạch và hoạt động đều có giá trị và các yếu tố thúc đẩy đều sẽ được quan tâm.
5. HẠN CHẾ NĂNG LỰC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC
Thử nghĩ về việc lập kế hoạch cho các nguồn nhân lực. Nếu một công ty muốn tuyển dụng mười người vào tháng ba, họ có thể tập trung tuyển dụng vào tháng một và tháng hai; tuy nhiên, những nhân viên mới đó không thể bắt đầu cho đến tháng 8.
Trong lúc đó, một dự án tháng Tư đáng ra được bật đèn xanh đang bị hoãn vì tháng ba đã được phân bổ vốn cho một nhân viên mới bắt đầu công việc của họ. Các công ty đang cố gắng tăng tài sản và nguồn lực và kết quả là có rất nhiều khó khăn về tổ chức.
Cách tài chính có thể khắc phục điều này:
Liên tục lập kế hoạch và tạo đối thoại phân bổ nguồn lực. Khi liên tục lập kế hoạch, bạn có thể đủ chủ động để nói “Tôi sẽ không cần những nguồn lực hoặc con người đó trong 6 tháng nữa. Nguồn tiền đó sẽ được phục vụ tốt hơn khi đẩy sang một nhóm khác. ” Giờ đây, tổ chức của bạn có thể cam kết hoạt động trong một lĩnh vực khác (kỹ thuật, R & D, v.v.) sẽ có mức hoàn vốn lớn hơn.
6. BẢNG TÍNH EXCEL CHO MỌI THỨ
Thật đáng kinh ngạc khi chúng ta bước qua những tiến bộ trong công nghệ (ô tô tự lái, TV HD, đồng hồ thực hiện cuộc gọi điện thoại!) nhưng bảng tính excel vẫn là tiêu chuẩn doanh nghiệp để phân tích tài chính.
Thời điểm bạn lưu tài liệu, các câu hỏi sẽ quay lại: Bạn đang làm việc trên phiên bản nào? Đây có phải là phiên bản gần đây nhất không? Ai cập nhật nó lần cuối? Các giả định mới nhất là gì?
Dường như luôn có điều gì đó bên ngoài bảng tính mà bạn cần biết. Và điều này không giới hạn ở bảng tính. Bảng power point được trình bày cũng vậy.
Cách tài chính có thể khắc phục điều này:
Các công cụ hiện đại đã kết hợp các lợi ích của bảng tính và cộng tác thời gian thực, công cụ phân tích chuyên sâu, hiển thị hóa kết quả, có thể chứng nhận nguồn và đáng tin cậy. Tài chính có thể xoa dịu thế giới đau đầu bằng cách chuyển sang một trong những giải pháp này.
7. BÁO CÁO THỦ CÔNG DO THIẾU THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU DOANH NGHIỆP
Dữ liệu hiện tại ở khắp mọi nơi, và đâu cũng có thể là nguồn thông tin hữu ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên các công cụ cũ thường hạn chế khả năng tiếp cận với các nguồn dữ liệu này.
Cách tài chính có thể khắc phục điều này:
May mắn thay, các công cụ của ngày hôm nay và tương lai giúp dễ dàng nắm bắt khối lượng dữ liệu lớn hơn chúng ta có thể tưởng tượng, phân tích dữ liệu nhanh hơn những gì chúng ta đã làm trong quá khứ và tạo ra một phân tích rõ ràng , hiệu quả hơn.
Về mặt chiến thuật, dành thời gian để liên tục bổ sung và xây dựng chuỗi giá trị phân tích tài chính của bạn giúp thể chế hóa cả quy trình suy nghĩ và chuỗi dữ liệu để có quy trình tái tạo phân tích nhiều hơn. Khi bạn có cơ sở ổn định này với phân tích tài chính của mình, nó sẽ cho phép bạn có thời gian để thực hiện phân tích sự kiện một lần duy nhất và sáng tạo.
Tóm lược
Mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào là đạt được lợi thế tiếp theo trước khi cuộc thi diễn ra. Bạn muốn mảnh đất đẹp nhất, view sông, góc phố đẹp nhất.
Để tài chính thành lợi thế cạnh tranh trong tương lai, chúng ta cần phải thực hiện một vài bước tiến lớn. Như người ta nói, kết hợp với cái cũ và cái mới. Cách duy nhất bạn có thể làm là hiện đại hóa các công cụ, tài năng và quy trình của mình. Chúng ta cần tổ chức dữ liệu, phân tích dữ liệu dựa trên các luồng duy nhất.
Chân trời mới đang ở phía trước chúng ta. Nhóm tài chính của bạn đã sẵn sàng đồng hành cùng bạn chưa?