Luôn đau đầu vì không nhận được thêm tư vấn nào từ Kế toán viên ngoài báo cáo tài chính. Đóa là lúc bạn cần Bộ phận tài chính.
Nếu bạn đã nhận được Báo cáo quản trị chính xác, thấu hiểu được tác động của hoạt động tài chính và phi tài chính lên kết quả kinh doanh của công ty mỗi tháng, mà không cần phải yêu cầu kế toán viên thực hiện thêm một vài báo cáo trong cuộc họp, và Bản báo cáo đó đã đủ để ra quyết định thực hiện các hành động thúc đẩy công việc kinh doanh trong các tháng tiếp theo, thì bạn không cần xem nội dung bài viết dưới đây.
Tuy nhiên, nếu bạn giống phần lớn các chủ doanh nghiệp hiện nay, luôn đau đầu với các câu hỏi lặp đi lặp lại: hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo ra sao, mình có nên gia tăng hay dừng lại các chiến dịch tương tự này? Liệu chúng ta có cần thuê thêm người hoặc đầu tư trong 6 tháng tới? Liệu nhân viên có đang cố gắng thực thi đúng chiến lược mình đã đặt ra? Mình cần điều chỉnh chiến lược ra sao sau 3 tháng thực thi?
Câu trả lời các câu hỏi trên và một loạt câu hỏi quan trọng khác đến từ Bộ phận tài chính được đầu tư tốt. Tuy nhiên, việc mong đợi mức thông tin phân tích này từ nhóm tài chính nội bộ của bạn thường không thực tế và cũng không hiệu quả về mặt chi phí. Thuê ngoài bộ phận tài chính là cách thực tế duy nhất để có được lợi thế truy cập linh hoạt vào các thông tin tuyệt vời để đưa ra các quyết định nhanh hơn
Để hiểu bộ phận tài chính thuê ngoài như VCFO có gì khác với phòng kế toán tài chính truyền thống, hãy cùng khám phá từng khía cạnh của chức năng tài chính trong thời đại thông tin.
1. Mindset
Kế toán tài chính truyền thống (nội bộ): bắt đầu hàng ngày với việc hoàn thành công việc chuyên môn kế toán, lặp đi lặp lại của một công ty: xuất hóa đơn, quy trình thanh toán, tổng hợp sổ sách kế toán, nhập thông tin phần mềm kế toán. Cách hoạt động đó đủ giữ cho hoạt động của công ty bạn ổn định nếu không có áp lực cạnh tranh, nhu cầu mở rộng kinh doanh
VCFO: bắt đầu bằng việc hiểu mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức. Các mục tiêu đó sẽ định hướng các thông tin mà bạn cần để đạt được các mốc quan trọng trong quãng đường chinh phục mục tiêu. Các yêu cầu về thông tin sẽ tiếp tục quyết định công nghệ, đội ngũ, quy trình để phân tích và tự động hóa các thông tin đó. Chỉ khi đó, chúng ta mới bắt đầu cách suy nghĩ để nhập dữ liệu và cách sử dụng dữ liệu đó cho các quyết định thông minh hơn, nhanh hơn.
2. Đội ngũ
Truyền thống: bạn có kế toán tổng hợp và kế toán trưởng giúp bạn làm các báo cáo quản trị và hy vọng họ thực sự giỏi để làm những điều đó. Nhưng họ có thực sự làm được? Các năng lực của họ phù hợp với kế toán hay là tài chính? Họ có phân tích và chỉ ra các yếu tố kinh doanh thúc đẩy các con số tài chính hay chỉ thể hiện được con số tăng giảm phần trăm ra sao? Liệu các kế toán có đủ thời gian để làm hiệu quả những gì mà bạn muốn hay họ phải phân tâm cho các trách nhiệm khác như nhân sự, hành chính? Liệu họ có hiểu cách dùng các con số mà họ tổng hợp được để tạo ra giá trị cho công ty?
VCFO: Như Jim Collin đã viết trong cuốn “Từ tốt đến vĩ đại”: con người đi trước, công việc theo sau. Câu hỏi “ai” phải được ưu tiên trước khi đặt câu hỏi “Cái gì”. Để biến một công bình thường thành một công ty vĩ đại phải bắt đầu bằng tuyển dụng những con người tài năng, phù hợp và đặt họ vào đúng vị trí. VCFO thiết kế cho từng khách hàng đội ngũ đảm bảo về năng lực, kinh nghiệm và công cụ để mang đến thông tin đúng thời điểm, đúng lúc cho bạn ra quyết định. Tùy nhu cầu của bạn mà sẽ có đội ngũ chuyên về tài trợ vốn, quản trị bán lẻ, quản trị sản xuất… Hệ thống thông tin và các chương trình huấn luyện (Coaching) đi kèm sẽ trở thành nền tảng để đưa ra các quyết định sáng suốt và thức đẩy tăng trưởng lợi nhuận của công ty.
3. Nhân viên nghỉ việc
Truyền thống: kế toán viên có thể nghỉ việc, ốm, đi du lịch và nghỉ hưu. Một số thậm chí làm việc kém hiệu quả
VCFO: chúng tôi cũng là con người, vì vậy chúng tôi cũng không miễn nhiễm với vấn đề cá nhân của nhân sự. Sự khác biệt ở đây là chúng tôi phát triển các tài liệu và công cụ chuẩn hóa quy trình và đào tạo chéo cho các nhân sự để đảm luôn có phương án thay thế đảm bảo chất lượng của hoạt động doanh nghiệp. Và khi đó bạn hoàn toàn có thể tạm biệt với phải trả yêu sách tăng lương, đàm phán với các kỳ nghỉ ảnh hưởng đến hoạt động công ty, loại bỏ các nhân sự kém hiệu quả nhưng nắm giữ các thông tin quan trọng… và tất cả các vấn đề đau đầu như vậy khác nữa.
4. Báo cáo
Truyền thống: phần lớn các chủ doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng báo cáo lãi lỗ thành công cụ duy nhất để quản trị. Bạn có biết các KPI nào là chìa khóa thúc đẩy sự tăng trưởng của các con số trên báo cáo trên? Các thước đo có cho thấy bạn thực sự hoạt động hiệu quả trong ngày? Làm sao để các con số đó trở nên tốt hơn nữa?
VCFO: Có rất nhiều nguồn dữ liệu để tạo ra sự thấu hiểu các yếu tố thúc đẩy công việc kinh doanh của bạn. Bạn không cần lo nếu các bảng kê chi tiết đó không nói cho bạn biết điều gì. VCFO sẽ tạo ra tuyển tập các báo cáo quản trị và huấn luyện bạn, nhân viên của bạn cách giao tiếp ngôn ngữ với số liệu đó. Từ đó, bạn và cả nhân viên của bạn sẽ càng thấu hiểu, trò chuyện, chủ động điều chỉnh hoạt động kinh doanh của chính công ty mình.
5. Thống nhất, đúng kỳ hạn
Truyền thống: Rất nhiều công ty chỉ chuẩn bị báo cáo tài chính năm dành cho mục đích thuế. Một ít sẽ thực hiện báo cáo quý và càng ít hơn nữa thực hiện báo cáo KPI hàng tháng. Có quá nhiều thay đổi diễn ra so với thời điểm bạn họp hàng quý, chứ chưa nói đến cả năm thì sẽ có sự sai lệch rất nhiều. Trong thời đại thông tin, môi trường kinh doanh thường thay đổi rất nhanh chóng và việc không định kỳ cập nhật dữ liệu sẽ làm cho công ty lãng phí nhiều nguồn lực khi không phản ứng kịp thời.
VCFO: Bạn ủy thác cho đội ngũ tài chính tạo các báo cáo quản trị phù hợp riêng đối với doanh nghiệp bạn mỗi tháng. Bạn luôn có số liệu hiện tại, các thông tin hữu ích ngay trong tầm tay để ra quyết định. Xem xét cả xu hướng tích cực và tiêu cực trên các con số. Con số tăng trưởng trên tổng doanh thu có thể che giấu đi các dòng sản phẩm đang bị sụt giảm. Liệu bạn có thể theo đuổi một cơ hội vào tháng ba nếu bạn biết rằng một dự án tương tự vào tháng một đã thua lỗ? Khả năng biến đổi kịp thời với các thay đổi như thế này cho phép các điều chỉnh nhanh các hành động để tận dụng đà tăng của các xu hướng thuận lợi và ngăn chặn các xu hướng tiêu cực khi chúng xuất hiện
6. Công nghệ
Truyền thống: Kế toán của bạn ngoài phần mềm kế toán liệu có hiểu các phần mềm khác tích hợp cùng phần mềm kế toán không? Liệu họ có thể phân tích dựa vào cả chỉ số tài chính và phi tài chính? Bạn có thể giao cho họ nghiên cứu và lựa chọn giải pháp phần mềm hiệu quả nhất về mặt chi phí và tích hợp với tầm nhìn phần mềm kế toán trong các năm tới? Hay họ chỉ đơn giản gắn bó với những gì họ đang quen làm?
VCFO: VCFO luôn cập nhật các công nghệ tốt nhất trong phân khúc, luôn đầu tư và phát triển thêm Business Intelligent, luôn tìm cách đạt được sự cân bằng phù hợp giữa giá cả, hiệu suất, bảo mật và sự ổn định.
7. Tư vấn
Truyền thống: bạn có gọi cho nhân viên kế toán đến văn phòng để thảo luận về vấn đề nhức nhối khiến bạn thức nhiều đêm không? Họ có đưa ra các ý kiến xây dựng đáng tin cậy hay chỉ nêu ra các khó khăn? Nếu bạn thực sự nhận được tư vấn từ những người đó, hãy giữ chặt họ, họ thực sự là số ít.
VCFO: Khách hàng chúng tôi thường xuyên gọi cho chúng tôi đề cùng bàn luận về các thách thức như vậy. Liệu tôi có thể đầu tư thêm dự án này? Tôi cần thuế thêm bao nhiêu người cho đợt tăng trưởng tiếp theo? Làm thế nào tôi có thể mua lại đối thủ cạnh tranh khi chủ doanh nghiệp đó đang tuổi nghỉ hưu? Dự án đó có mang lại đủ lợi nhuận để trả lại nguồn tài trợ từ ngân hàng trong các năm tới hay chúng ta cần xem lại vấn đề giá bán? Tình trạng thiếu hụt tiền mặt cần giải quyết ra sao? Chúng tôi may đo giải pháp riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi có thể lập báo cáo phân tích cho từng dự án đầu tư cụ thể? Phòng tài chính của bạn có thể làm được những việc đó?